دستگاه کارتخوان حضور و غیاب یکی از ابزارهای مهم در مدیریت زمان و حضور کارکنان است که به‌صورت الکترونیکی ثبت حضور و غیاب افراد را انجام می‌دهد. این دستگاه معمولاً با کارت‌های هوشمند یا کارت‌های مغناطیسی کار می‌کند و به ‌وسیله‌ی آن می‌توان زمان ورود و خروج هر فرد را ثبت کرد.

این دستگاه از مکانیزم ساده ای برخوردار است و دقت و سرعت عمل بالایی در شناسایی کارکنان دارد. عملکرد آن به این شکل است که با اسکن کارت مخصوصی که از قبل به پرسنل دادیم، به مدیر مجموعه اجازه می دهد ساعات حضور و غیاب کارکنان را نظارت کند. برای هر کارمند یک کد پرسنلی تعیین می گردد و تمامی مشخصات داخل نرم افزار سیستم بایگانی می شود. حال پس از مدتی ما برای هر فرد می توانیم مواردی چون میزان فعالیت، زمان غیبت و محاسبه اضافه کار را بررسی و طبقه بندی کنیم.